eFORMA es una aplicación online para gestionar, planes y acciones formativas. Gestiona todos los aspectos que intervienen en las acciones formativas, listado y gestión de alumnos, datos de los cursos, seguimientos económicos en los cursos de pago, datos de los formadores y los centros de formación o prácticas.
Además, la aplicación tiene un módulo para exportar documentos relacionados con las acciones y planes formativos. En definitiva, Eforma es una herramienta pensada para proveedores de formación, con la que conseguirá minimizar el tiempo de gestión, y delegar tareas en los clientes encargados de realizar las acciones formativas.
eFORMA es una herramienta en desarrollo y continua evolución. Ya que muchos de los modelos utilizados en la actualidad ( s20, s10, s30 … ) están continuamente cambiando, y las necesidades de nuestros clientes han de adaptarse a ellas, eFORMA se adapta a ellas a medida que el entorno lo requiere, incluyendo documentos e informes cada vez que el cliente lo requiera.
eFORMA es una herramienta capaz de adaptarse a software de terceros. Con eFORMA, puedes exportar listados de alumnos, para después importarlos en aplicaciones como la de la Fundación Tripartita para comunicarle los cursos subvencionados que ésta ofrece. eFORMA es una aplicación modular, lo que quiere decir que si un cliente necesita una funcionalidad que no está presente en la herramienta, se puede desarrollar como un módulo fácilmente incorporable.
eFORMA está enfocado a la gestión de cursos subvencionados, aunque tiene módulos para adaptarlo a la formación de pago.
Expedientes
eFORMA funciona con expedientes. Una instalación de eFORMA se puede configurar un número ilimitados de expedientes. Cada expediente es independiente de los demás, pudiendo tener la misma configuración o completamente distinta.
Ej.: Un expediente para el área de formación de Castilla y León, tiene el módulo económico activado, ya que la formación que se imparte en Castilla y León siempre es de pago, mientras que el expediente de Madrid, no lo tiene activado ya que su formación siempre es subvencionada. Asimismo, los datos que se piden a la hora de ingresar un alumno, podrían ser totalmente distintos de un expediente a otro.
La creación de nuevos expedientes es una función de programación por lo que hay que solicitar los expedientes con antelación para poder incluirlos en la aplicación.
Usuarios
eFORMA tiene tres niveles de usuarios:
· Administrador: Tiene acceso a todos los expedientes, y puede realizar cualquier tipo de acción. Es el encargado de crear nuevos usuarios y darles los permisos necesarios. · Proveedor: Tiene acceso solo a los expedientes que el administrador le haya activado, y dentro de esos expedientes, solo puede crear las acciones que le haya asignado el administrador. Además solo puede ver los cursos que él crea. No puede modificar ni borrar nada. · Cliente: El cliente tiene acceso a los expedientes a los que el administrador le haya dado acceso, y dentro de esos expedientes lo único que puede hacer es consultar. No puede crear ni modificar nada.
Esta estructura se puede modificar añadiendo o quitando niveles de usuarios a necesidad del cliente.
Ej.: Creamos un usuario para el centro formativo “Centro1” y otro usuario para “Centro2”. A ambos les asignamos el expediente de Madrid. Al “Centro1” le asignamos además solo las acciones formativas “1” y “3”, y al “Centro2”, un centro mas grande le asignamos todas las acciones formativas que éste centro imparte. Cuando el “Centro1” de de alta sus cursos, sólo podrá dar de alta las acciones “1” y “3”, mientras que el “Centro2” podrá dar de alta cursos de todas las acciones formativas. Además el usuario del “Centro1” no verá los cursos que ha creado el usuario del “Centro2” y viceversa. También puede ser que el “Centro1” además de impartir cursos en Madrid, lo haga en Castilla y León. También se le puede asignar varios expedientes distintos a un mismo usuario.
Acciones formativas
Todos los expedientes tienen asociados las acciones formativas que se pueden impartir dentro de su ámbito. Cada acción está identificada con un número y una descripción. Dentro de la acción formativa, se determina:
· Nivel: Nivel de la acción ( Básica o Avanzada ) · Horas: Número de horas totales. · Modalidad: Modalidad de la acción formativa (Presencial, Online o Mixta).
Hay que tener en cuenta que las modalidades son independientes unas de otras. Hay tres modalidades posibles para acción formativa. Cada una de las modalidades es independiente de las demás, y en cada una de ellas pueden pedirse o aparecer datos que en las otras no. Las modalidades son: Presencial, Online y Mixta.
Ej.: En una acción Presencial se solicitan los datos de los formadores y del centro de formación. En una acción Online se solicitan los datos de los tutores y la dirección web donde se aloja el curso.
Cursos y s10
Una vez los módulos anteriores han sido configurados, ya tenemos usuarios, expedientes y acciones formativas, los usuarios ya pueden empezar a dar de alta los cursos. Al dar de alta un curso, se solicita el número de acción formativa que quiere dar de alta, y a partir de ahí y dependiendo del expediente y necesidades del cliente, se irán solicitando todos los datos referentes al curso.
El módulo s10 es la plantilla donde podemos ver o modificar todos los datos relativos a un curso. Dependiendo de la modalidad del curso que estemos viendo, se nos mostraran unos datos u otros.
Alumnos y s20
Una vez tenemos un curso dado de alta, podemos empezar a introducir alumnos, desde el modulo s20. A medida que vayamos dando de alta los alumnos para el curso, se nos irá creando una lista desde donde podremos acceder a cada alumno para editarlo, borrarlo o activarlo. Este módulo permite realizar importaciones automáticas desde fichas en formato Excel, permitiendo introducir todos los datos de los alumnos sin necesidad de hacerlo de forma manual.
El módulo s20 es el listado de todos los alumnos de un curso y los datos relativos a cada uno de ellos.
Exportaciones
A través de este módulo podemos obtener varios documentos referentes al curso en formato .doc o .xls. Los documentos disponibles son:
· s10.doc -> Documento con todos los datos referentes a un curso. · s20.doc -> Documento con el listado de todos los alumnos de un curso. · s30.doc -> Parte de control de asistencia (modelo modificable). · carteles.doc -> Carteles para pegar en las puertas de las aulas. · diplomas.doc -> Diplomas para los alumnos. · f.profesor.doc -> Ficha con datos para el profesor. · formador.doc -> Ficha de evaluación del profesor. · material.doc -> Listado de alumnos para firmar de recibí de material. · cuestionario.doc -> Cuestionario de calidad · alumnos.csv -> listado de alumnos para exportar a Calc o Excel, con los datos de los alumnos de un curso.
Las plantillas de los archivos pueden incluir imágenes y diseño simple de tablas y estilos. Se genera en un fichero .zip descargable.
Exportaciones masivas
Este módulo está pensado para exportar los datos de la aplicación a software de terceros. Se generan documentos en .xml o .csv según los requerimientos del software de terceros. Con esta herramienta conseguimos notificar cursos impartidos a proveedores o entidades que subvencionan las acciones impartidas.
Informes
Con éste módulo se pueden obtener informes acerca de todos los datos introducidos en la aplicación, los informes se diseñan a medida dependiendo de las necesidades del cliente. También existe la posibilidad de descargar una tabla maestra de alumnos filtrando por expedientes en formato .csv para exportar a Calc o Excel y trabajar directamente con ella con las facilidades y potencial que nos proporciona una herramienta de procesamiento de hojas de cálculo.
Alarmas
Éste modulo nos facilita una forma de llevar un control sobre puntos definidos de cada curso. Podremos ir marcando cuando vamos recibiendo o enviando el material necesario para tramitar el curso, envíos de documentos, recepción de datos, contratación de servicios extras, etc. Dentro de este módulo se puede monitorizar cualquier parámetro que el cliente estime oportuno.
Este modulo viene una pequeña aplicación de escritorio que nos avisa directamente de las alarmas que haya, sin necesidad de estar metidos en la aplicación.
Ventajas de la solución
· Ahorro de tiempo en gestión administrativa, por lo tanto ahorro de costes. · Centralización de la información. · Integridad de la información. Copias de seguridad. · Potencia la organización. Proporciona métodos. · Fácilmente ampliable a otras funcionalidades que cubran nuevas necesidades. · Accesible desde entorno web. · Minimiza los errores. · Política cero papel. La generación de la documentación en formato digital permite interceptar los errores antes de la impresión.
