Introducción
OpenGesta es una solución para gestionar toda la información relativa a los Planes Estratégicos tanto institucionales como corporativos de administraciones o corporaciones empresariales. Se encarga de gestionar tanto los usuarios como las áreas de responsabilidad de éstos, además de las acciones estratégicas con la medición de cada uno de los indicadores que las componen permitiendo además almacenar un histórico de la evolución de éstas.
Al mantener toda la información referente a las acciones estratégicas de una determinada organización puede ser una herramienta ideal en los procesos internos de toma de decisiones, dando una visión resumida del estado de éstas. Para ello dispone un amplio sistema generador de informes exportables en formatos como PDF, además de una herramienta de generación de gráficos.
Una de las características novedosas de OpenGesta es que el sistema está conectado a un CMS (Content Management System o Sistema Manejador de Contenidos) permitiendo de forma inmediata y automática la publicación del estado del Plan Estratégico vía web. El CMS es configurable para que cada organización pueda mostrar de forma elegante y corporativa la información del estado de su organización. Esta característica hace más fácil las tareas de publicación de contenido institucional y gira en torno al nuevo modelo denominado Open Goverment (Open University en el caso de las instituciones de educación superior).
OpenGesta está desarrollado con tecnología web abierta de última generación siendo accesible vía web desde cualquier dispositivo y manteniendo los datos centralizados y actualizados en tiempo real. Está basado en estándares libres por lo que se minimizan los costes de despliegue y adaptación además de las futuras integraciones con otros sistemas corporativos de la organización.
Acciones estratégicas
Las acciones estratégicas conforman el núcleo operativo de OpenGesta. Desde éstas se realiza todo el seguimiento y control del Plan Estratégico de la organización. Éstas se encuentran enmarcadas dentro de un sistema jerárquico que engloban su eje, objetivo y línea estratégica. Dado este modelo, un eje puede tener uno o más objetivos estratégicos al igual que éste puede tener una o más líneas estratégicas.
Dichas acciones están formadas por una serie de datos que marcan su estado, prioridad en la organización, los responsables de éstas además de una serie de indicadores. Los indicadores son los encargados de medir las acciones estratégicas a lo largo del tiempo y así poder comprobar el estado de éstas.
Indicadores
Los indicadores son definidos mediante una fórmula la cuál define la forma de medirlos y por ende de medir las acciones estratégicas a las que están asociados. Éstos pueden ser de tipo cualitativo, cuantitativo o de tipo Sí/No. Además se define en ellos la fecha en la que deben ser tomados los valores, ya sea anualmente, semestralmente, etc.
Gracias a los indicadores se puede obtener el estado real de una acción estratégica concreta para saber cómo actuar al respecto. Lo anterior se puede conseguir porque en los indicadores se definen también unas metas a cumplir para valorar si los valores del indicador superan las expectativas marcadas para su acción.
Usuarios
Los usuarios pueden ser de dos tipos: administradores, los cuales tendrán acceso a toda la información del Plan Estratégico; y gestores, que solo podrán acceder a la información referente al área de gestión al que pertenezcan.
Los usuarios gestores estarán identificados bajo un área organizativa, teniendo esta última dos niveles de profundidad.
Ej.: Un departamento determinado (dept1) tiene tres áreas (area1, area2 y area3). Un gestor puede pertenecer al area1 del dep1 y otr al area3 del dept1.
Informes y gráficos
OpenGesta tiene una herramienta de informes bastante potente, permitiendo la mayoría de combinaciones posibles entre los responsables de las acciones estratégicas y éstas, junto con su estado y demás opciones. Además permite la posibilidad de obtener informes resumidos o extendidos con estadísticas concretas del Plan Estratégico que se esté gestionando.
Dichos informes son generados en formato PDF para facilitar la correcta visualización de éstso en cualquier plataforma y dispositivo.
Además la aplicación también permite la posibilidad de generar gráficos a partir de los datos, ofreciendo con esto una visión más clara del sistema que junto con los informes pasan a ser herramientas fundamentales en el proceso de toma de decisiones de una organización.
Dashboard
El dashboard es el escritorio principal de la aplicación. En él se mostrará de forma resumida y esquematizada el estado actual del Plan Estratégico de la organización. Solo con un vistazo será posible analizar en qué es necesario incidir o qué área se comporta de forma correcta según la planificación inicial.
Desde el dashboard se podrá disponer de una “vista de pájaro” de la organización, además de profundizar tanto como sea necesario en la información de cada uno de los aspectos.
Además es el punto de partida para las tareas propias de gestión.
Integración con CMS
Uno de los aspectos más novedosos de OpenGesta es la integración directa con un CMS o Sistema Manejador de Contenidos, de tal forma que toda la información introducida en el sistema de gestión de Planificación Estratégica estará disponible en tiempo real vía web por cualquier usuario que desee consultarla. Esto automatiza las tareas de recolección de datos y publicación dentro de una misma aplicación.
Entendiendo que algunos datos de las organizaciones son privados o tienen un carácter más delicado que otros, OpenGesta permitirá decidir qué datos de los introducidos en el sistema se desea que sean públicos y cuáles no.
El CMS integrado es 100% configurable para que cada organización pueda mostrar su información a través de una página web de la forma más elegante posible, atendiendo en cada caso a la imagen corporativa de cada organización.
Toda esta característica en su conjunto hace que las organizaciones den un salto cualitativo en su gestión, haciéndola más transparente y responsable socialmente, y enmarcándose dentro de uno de los campos más innovadores a nivel mundial como es el Open Government (Open University en el caso de las instituciones de educación superior).
